属人化を防ぐ“引継ぎテンプレ”の作り方｜明日から回る業務設計のコツ
属人化の正体は「手順」ではなく「判断」と「例外」にある
引継ぎが失敗する典型はこれです。
- 手順はある：ログイン→クリック→入力…は書いてある
- でも止まる：「この時どっちを選ぶ？」「例外の時どうする？」が書いてない
- さらに困る：連絡先・権限・更新頻度・成果物の置き場所が散らばっている
だから、属人化を潰す引継ぎテンプレは「手順書」より先に、判断と例外を回収する設計が必要です。
ここで大事なのは“完璧なマニュアル”より、新人が詰まる箇所を先回りして塞ぐテンプレです。
引継ぎテンプレの結論：まずは「1枚で全体→詳細はリンク」で作る
おすすめの構造はこれ。
- 1枚目（サマリー）：業務の全体像・優先順位・何がゴールか
- 2枚目以降（詳細）：手順、チェックリスト、判断基準、例外、過去事例
- リンクで束ねる：フォルダ、Notion、Googleドキュメント、スプレッドシートなど
“引継ぎ＝長文ドキュメント”にすると、読まれない＋更新されないので、最初の1枚で迷子を防ぐのがコツ。
【テンプレ】属人化を防ぐ引継ぎテンプレ（コピペOK）
ここからコピペして使えます（Notion / Googleドキュメント推奨）。
0. この引継ぎのゴール（最重要）
- この業務の目的（何のためにやる？）
- 成果物（何が出来上がればOK？）
- 品質基準（合格ライン）
- 優先順位（忙しい時に守る順）
1. 業務の全体像（1枚で）
- 業務名
- 実施頻度（毎日/毎週/毎月/都度）
- 所要時間目安
- 依頼元/関係者
- 前工程（入力はどこから来る？）
- 後工程（誰の何につながる？）
2. 置き場所・リンク集（迷子防止）
- メインフォルダ：URL
- 成果物（納品物）：フォルダURL
- 過去事例（成功/失敗ログ）：URL
- 参考資料：URL
- テンプレ/ひな形：URL
3. 権限・アカウント・ツール（止まる原因No.1）
- 使用ツール一覧
- ログイン情報の管理場所（※パスワードは本文に書かない）
- 必要権限（管理者/編集者/閲覧）
- 申請先（誰に言えば付与される？）
- 2段階認証の引継ぎ方法
4. 手順（チェックリスト型で）
長文説明より、チェックボックスが強い
- ①
- ②
- ③
各手順に追記
- 目的（なぜそれをやる？）
- 失敗しやすいポイント
- 完了条件（何を見て終わり？）
5. 判断基準（属人化の核心）
- 分岐条件Aのとき：やること
- 分岐条件Bのとき：やること
- 迷ったら見る指標（例：CVR / CPA / 返信率 / 納期）
- 相談する基準（例：〇〇を超えたら相談）
6. 例外対応（“あるある”を先に書く）
- 例外①：〇〇が起きたら
- 原因候補
- 切り分け手順
- 最終手段
- 例外②：
7. よくある質問（引継ぎで必ず出る）
- Q. どれを優先？
- Q. 失敗したらどう戻す？
- Q. 誰に確認すべき？
8. KPI / 期待値（数字がないと改善できない）
- 見る指標
- 目標値（暫定でOK）
- 週次の確認日
- レポートの置き場所
9. 更新ルール（再属人化を防ぐ仕組み）
- 更新タイミング：
- 手順が変わった
- 例外が発生した
- ツールの仕様が変わった
- 更新担当：
- 更新履歴（変更ログ）：
- YYYY/MM/DD：何を変えた／理由
失敗しない運用：引継ぎテンプレは「完成」じゃなく「育てる」
引継ぎテンプレが形だけになりやすい理由は、更新が止まるからです。
更新を止めないコツは3つだけ。
- 例外が起きたら追記（その日が一番鮮度が高い）
- 手順は短く、リンクで詳細（読む負担を下げる）
- 変更ログを残す（なぜ変えたかが資産）
マニュアル化と業務設計をセットでやると、引継ぎはさらに強くなる
引継ぎテンプレは“点”の対策になりがちです。
属人化を根から減らすなら、業務設計（役割・フロー・KPI・チェック体制）まで“線”で作るのが早いです。
よくある落とし穴
- 「手順書だけ」作って判断基準がない
- パスワードを本文に直書きして事故る（管理場所だけ書く）
- “読む前提”の長文で、結局聞かれる
- 更新担当が決まっておらず、半年後に陳腐化
まとめ
- 属人化の原因は「判断・例外・置き場所・権限」にある
- 引継ぎテンプレは「1枚サマリー→詳細リンク」が最強
- 更新ルール（変更ログ）がないと必ず再属人化する
FAQ
Q1. 引継ぎテンプレとマニュアルの違いは何ですか？
A. マニュアルは「作業手順」が中心、引継ぎテンプレは「目的・優先順位・判断基準・例外・置き場所・権限」まで含めて“止まらず回すための全体設計”をまとめるものです。
Q2. 引継ぎテンプレは何ページくらいが適切ですか？
A. 目安は「サマリー1枚＋詳細はリンク」です。最初から長文にすると読まれず更新も止まりやすいので、まず全体像→必要箇所だけ深掘りが最短です。
Q3. 属人化を防ぐために絶対に入れるべき項目は？
A. 最低限この5つです：
1. 目的・成果物・品質基準
2. 優先順位（忙しい時の守る順）
3. 置き場所（フォルダ/リンク集）
4. 権限・申請先（止まる原因No.1）
5. 判断基準・例外対応（属人化の核心）
Q4. “判断基準”はどう書けばいいですか？
A. 「条件 → 指標 → 行動」の形にするとブレません。
例：「CPAが目標の1.2倍を超えたら入札を下げる／原因が不明なら担当に相談」など、数字やトリガーを入れるのがコツです。
Q5. 例外対応はどこまで書くべきですか？
A. まずは“よくある3つ”だけでOKです。発生するたびに追記する運用にすると、現実に強いテンプレになります（最初から網羅しようとすると挫折しがち）。
Q6. パスワードや機密情報はテンプレに書いていいですか？
A. 書かない方が安全です。テンプレには「保管場所（例：パスワード管理ツール名）」と「権限の申請先」だけ書き、本文に直書きは避けてください。
Q7. 引継ぎテンプレが“作って終わり”にならないコツは？
A. 更新ルールを決めることです。
「手順変更／例外発生／ツール仕様変更」のタイミングで更新し、変更ログ（いつ・何を・なぜ）を残すと止まりにくいです。
Q8. テンプレの更新担当は誰にすべきですか？
A. 基本は“その業務のオーナー（責任者）”です。担当者が変わっても更新が継続されるように、役職（例：マーケ責任者）で決めるのがおすすめです。
Q9. 引継ぎでよく起きる失敗パターンは？
A. 多いのはこの4つです
・手順だけで「判断基準」がない
・置き場所が散らばって迷子になる
・権限がなくて初日から止まる
・長文すぎて読まれず更新されない
Q10. 引継ぎテンプレはどのツールで作るのが良いですか？
A. 共有・検索・更新がしやすいものが正解です。Notion / Googleドキュメント / Confluenceなどで「リンクで束ねる」構成にすると運用がラクです。
